La gestion du temps des commerciaux

D’après une étude réalisée par Proudfoot Consulting, les commerciaux itinérants consacrent moins de 30% de leurs temps de travail aux visites. Les commerciaux sédentaires réalisent qu’à eux tout au plus trois heures d’appels téléphoniques par jour. Le reste de la journée se réparti entre les déplacements et les taches administratives.

The Business Vitamin Company souhaite vous éclairer sur l’optimisation de la gestion du temps des commerciaux et vous propose quelques conseils afin de mieux gérer le temps des commerciaux.

Comment faire des plans de tournée:

Un plan de tournée commerciale permet d’organiser tous les trajets et visites des commerciaux en fonction de la sectorisation commerciale définit pour chacun d’entre eux.

Dans un souci de qualité et d’efficacité, les entreprises cherchent à optimiser le temps des commerciaux. Les tournées de l’équipe commerciale peuvent être réglementées de deux façons : soit par un CRM qui bénéficie d’une solution adaptée pour réaliser des plans de tournée soit par un autre logiciel spécialement dédié à l’organisation des tournées de l’équipe commerciale.

Le système simplifié

Si vous êtes une très petite entreprise avec un ou deux commerciaux, vous pouvez optez pour un système très simple pour planifier votre tournée commerciale en utilisant les ressources libres d’internet Google Map.

Les CRM de géolocalisation

Si vous avez une équipe commerciale assez conséquente (plus de 15 commerciaux), The Business Vitamin Company vous propose le crm dynamics édité par Microsoft en cliquant ici. Une autre solution permet de calculer un itinéraire approprié pour les commerciaux en proposant une liste des clients à visiter. Le commercial peut avoir un aperçu de l’itinéraire sur la carte, cela peut être très pratique pour gérer son temps. Plus d’infos en cliquant ici

Les logiciels spécialisés

Le groupe GEOCONCEPT est leader de l’optimisation de tournées et de la planification en temps réel. Plus d’infos sur le site du logiciel en cliquant sur ce lien. Map & Market est un logiciel spécialisé dans l’élaboration de tournées pour les commerciaux, nous vous conseillons ce logiciel si vous réalisez l’essentiel de votre chiffre d’affaires grâce aux déplacements de votre équipe commerciale. Cette solution va vous permettre de réduire les temps. Découvrez le site.

  • Un rendez-vous important, ça se prépare !

Il est important de planifier sa journée heure par heure. Plus l’emploi du temps du commercial sera détaillé (pauses comprises) plus il sera efficace pour avoir le temps de préparer ses entretiens. Éviter les situations de stress inutiles liées aux réunions préparées au dernier moment … Comme tout le monde, les commerciaux ont des moments dans la journée où ils sont plus efficaces. L’objectif est de hiérarchiser les tâches en fonction de la concentration des commerciaux.

Gestion de Priorités des Commerciaux

Astuces Business Vitaminée : Faire une Check List des tâches à effectuer permet au commercial d’être le plus efficace possible et de ne rien oublier avant un rendez-vous  important. De plus, grâce à la Check List, le commercial se rend confiant à son rendez-vous.

Privilégiez le travail en équipe:

Il est important de favoriser le travail d’équipe pour accroitre la productivité de l’entreprise. Vous pouvez utiliser des outils qui vont vous permettre le partage des agendas, des documents (Google drive, Dropbox).

Astuces Business Vitaminée : Si vous souhaitez organiser une réunion et que vos commerciaux n’ont pas d’agendas partagés, vous pouvez utiliser Doodle, il vous permet d’organiser les réunions. Pour privilégier l’attribution de comptes dans des portefeuilles de commerciaux, le logiciel SuiviBiz met à disposition des agents commerciaux, un portefeuille de client individuel avec un système de droits spécifiques.

Les outils à la disposition des commerciaux:

Pour améliorer l’organisation et donc la gestion du temps des commerciaux, certains outils sont indispensables. Il est important pour la direction d’évaluer les performances des commerciaux. Pour cela, un tableau de bord peut être mis en place avec des indicateurs de performance et de suivi spécifique à l’activité et au marché.

La direction commerciale va également vérifier que les clients ont bien été contactés par téléphone ou que les visites ont bien été faites en face à face. Le contrôle des commerciaux va permettre de vérifier si les actions se sont déroulées comme prévu et s’il y a des enseignements à tirer de ce qui a été fait.

Astuce Business Vitaminée: Un agenda partagé permet à l’ensemble de l’entreprise d’avoir un agenda commun. Avec cet agenda, les commerciaux peuvent avoir un accès direct aux emplois du temps des collaborateurs. La matrice de gestion des priorités ci-dessous peut permettre à l’équipe commerciale d’avoir une gestion du temps plus efficace.

La gestion du temps par téléphone des commerciaux:

Les commerciaux sont évalués de manière périodique par le Directeur commercial. Celui-ci dispose d’outils pour lui permettre de vérifier que les commerciaux ont atteint ou non les objectifs qui leurs étaient fixés.

Le directeur commercial dispose de plusieurs outils CRM (Customer Relationship Management) pour organiser le travail de son équipe commercial et avoir ainsi un véritable tableau de bord afin d’évaluer la qualité de la relation client.

Aujourd’hui beaucoup d’entreprises ont recours à un CRM en mode hébergé. Plusieurs solutions existent tel que Salesforce pour les grandes entreprises ou encore Sage one pour les entreprises qui souhaitent ajouter à leurs CRM une solution de facturation.

Pour gérer les appels des commerciaux, la prospection et les rendez-vous clients, SuiviBiz est un logiciel adapté aux Très Petites Entreprises et permet aux commerciaux de gérer leurs portefeuilles clients. Avec SuiviBiz, la direction commerciale peut avoir accès aux portefeuilles de tous les commerciaux mais aussi aux statistiques relatives à la qualité du suivi client réalisé par l’équipe commerciale.

De plus, des indicateurs commerciaux permettent d’évaluer de manière pertinente la façon dont les commerciaux gèrent leur temps. Les indicateurs SuiviBiz vont faire toute la lumière sur :

  • L’activité et la performance des commerciaux
  • La fidélisation des clients
  • Le suivi des affaires
  • La part de marché

Avec ce tableau de bord performant, il devient facile pour les PME/TPE de gérer l’emploi du temps de l’équipe commerciale tout en contrôlant au fur et à mesure la performance de celle-ci. Il est important de fixer des objectifs quantitatifs et qualitatifs à l’équipe commerciale. SuiviBiz vous permettra de vérifier que ceux-ci ont été atteint ou non.

Pour vous aider à suivre les étapes de la performance commerciale de votre équipe, vous pouvez leur demander des reporting journaliers relatant de ce qu’ils ont fait dans la journée. Si vous souhaitez avoir recours à notre logiciel CRM SuiviBiz, cliquez ici !

Dans un souci de performance globale, optimiser le temps de travail de l’équipe commerciale reste une priorité pour les entreprises. Les astuces et conseils de The Business Vitamin Company peuvent vous permettre de mettre en place les outils nécessaires pour accélérer les performances commerciales de votre force de vente.

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